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Archivierung
Die digitale Transformation hat die Archivierung in Unternehmen verändert. Hier finden Sie herstellerneutrale Informationen zur elektronischen, digitalen Archivierung, sowie eine große Auswahl von Lösungsanbietern. Aber auch die klassische Akten-Archivierung findet hier ihren Platz.
Die große Übersicht
Elektronische Archivierung
Die digitale Transformation hat die Archivierung in Unternehmen verändert. Dabei sind zahlreiche Herausforderungen entstanden, wie die Aufbewahrung von elektronisch signierten Dokumenten. Die Begriffe Digitalisierung und Archivierung sind eng miteinander verzahnt und machen es notwendig, sich von angehäuften Papierablagen und eingelagerten Aktenordnern zu verabschieden. Jedoch sind bei der digitalen Archivierung die Revisionssicherheit und die Einhaltung der Vorgaben aus der GoBD zu beachten.
Bei der Archivierung geht es grundsätzlich um die nachhaltige Sicherung von Inhalten aus E-Mails, Dokumenten, Rechnungen und Belegen sowie um firmenspezifisches Wissen wie Patente oder Fertigungsprozesse. Die elektronische Archivierung wird häufig als digitale Archivierung bezeichnet und beschreibt das nachhaltige und überprüfbare Aufbewahren von relevanten Dokumenten und Belegen gemäß der gesetzlichen Vorgaben.
Warum die NASA 45 Jahre alte Handbücher sucht
Archivierung ist mehr als nur die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, es geht um das Sichern von Unternehmenswissen!
Neben der Archivierung in Unternehmen findet die Konservierung von Wissen auch bei kommunalen Archiven statt. Dort geht es weniger um die Revisionssicherheit als vielmehr darum, so viel Wissen wie möglich für nachfolgende Generationen zu erhalten. Durch die Sichtung von Papierarchiven sind in der Vergangenheit immer wieder seltene Fundstücke entdeckt worden, da für die elektronische Archivierung jedes Blatt einzeln eingescannt werden muss.
Da in den vergangenen Jahrzehnten hauptsächlich auf Papier gedruckt wurde, liegen viele Archive nur in Papierform vor. Und bei der Einlagerung der Dokumente ist nicht immer korrekt gearbeitet worden, was sich heute wie im Falle der NASA rächen könnte. Denn die Voyager 1 sendet noch immer Daten an die Erde, und das, obwohl sie schon seit dem 05.09.1977 unterwegs ist. Das wissenschaftliche Programm soll ca. 2025 enden, doch jetzt geht es zunächst darum, alte Handbücher zu finden.
Die Voyager sendetet im Mai dieses Jahres seltsame Daten und mysteriöse Fehlermeldungen an das Lagekontrollsystem und man vermutete, Erklärungen für diese Datensätze in den alten Unterlagen vorzufinden. Doch die kann niemand finden, denn vor 45 Jahren, als erste Handbücher und technische Dokumentationen über die Voyager erstellt wurden, gelangten diese ins Archiv und sind dort wegen mangelhafter Kennzeichnung nicht auffindbar oder verloren gegangen.
Auch Unternehmen archivieren heute nicht nur, um ihre Pflicht zu erfüllen. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verlassen das Unternehmen, Projekte sind seit Jahren abgeschlossen und das Wissen ist nicht mehr präsent in den Köpfen. Dann gibt es kaum ein größeres Kapital, als nach Jahren wieder auf dieses Wissen zugreifen zu können.
Was ist Archivierung?
Die Aufbewahrung von Dokumenten und Daten nach einem bestimmten System, das sich jederzeit leicht kontrollieren und nachvollziehen lässt, beschreibt allgemeingültig den Begriff der Archivierung. Sie gehört zur Büroorganisation und sorgt dafür, dass Informationen jederzeit verfügbar sind. Das Ziel dabei ist, die dauerhafte Verfügbarkeit von Wissen und – wie im Falle von Unternehmen – die revisionssichere Archivierung.
Während die Archivierung als solche zunächst von einer zeitlich unbegrenzten Aufbewahrung ausgeht, ist die Archivierung im unternehmerischen Kontext auf die Revisionssicherheit ausgelegt. Kontrolliert, systematisch und langfristig muss sie sein, damit aufbewahrungspflichtige E-Mails, Daten, Dokumente und Informationen sicher und vor allem fristgerecht vorrätig sind.
Warum digitale Archivierung in Unternehmen?
Eine digitale Archivierungsstrategie zahlt sich gleich aus mehreren Gründen aus. Statt Belege in Papierform vorzuhalten, werden diese nun eingescannt und digital archiviert. Das spart Platz und verringert die notwendigen räumlichen Kapazitäten. Aber die elektronische Aufbewahrung senkt auch die Kosten und verringert die Fehleranfälligkeit. Die unternehmensübergreifende Bereitstellung in digitaler Form verhindert das Anfertigen unzähliger Kopien.
Informationen lassen sich außerdem deutlich schneller finden, wenn sie elektronisch gespeichert sind. Eine Volltextrecherche im E-Mail- oder Dokumentenarchiv wird intuitiv gesteuert, da die Dokumente nach beliebigen im Text des Dokumentes vorkommenden Begriffen durchsucht werden können. Als Methode dient die Textindizierung, bei der es sich um eine erweiterte Datenbanksuchmethode handelt. Anwender müssen dafür nicht wissen, in welcher Zeile oder Stelle sich der gesuchte Begriff befindet – ähnlich einer Suche bei Google.
Die Dokumentensicherheit gewährleistet die digitale Abbildung aller relevanten Geschäftsprozesse und schützt sie vor Verlust, Diebstahl, Zerstörung oder Manipulation. In der Folge lassen sich Rechtsstreitigkeiten vermeiden und das Risiko von Datendiebstahl minimieren. Die Dokumentenarchivierung wurde leider lange Zeit unternehmensintern nicht ernst genommen, doch das hat sich inzwischen geändert.
Die Trends im Dokumentenmanagement und der Archivierung
Eine digitale Aufbewahrung nimmt nicht nur Ballast ab, sie führt zu standardisierten Abläufen und Prozessen, die wiederum ihrerseits in Kosteneinsparungen münden. Neben der Aufbewahrung ist das Dokumentenmanagement ein wichtiges Thema für Unternehmen, denn die technischen Möglichkeiten erlauben, entscheidende Einsparungen durchzusetzen.
- DMS steht für Dokumentenmanagementsystem, eine Software, die zur Organisation und Koordination der datenbankgestützten Archivierung elektronischer Dokumente aller Art eingesetzt wird. Ein DMS erlaubt das Vorhalten von Belegen und macht sie anschließend unternehmensweit zugänglich. DMS steht für das papierlose Büro, in dem Schnittstellen die wichtigen Voraussetzungen für zukunftsfähige Geschäftsprozesse übernehmen.
- Intelligente Archivierungslösungen rechnen sich bereits nach kurzer Zeit, als Software-as-a-Service stehen darüber hinaus am Markt zahlreiche Anbieter zur Auswahl. Schon heute gilt Software-as-a-Service als etablierter IT-Trend in Unternehmen, dieser Ansatz wird durch die Archivierung-as-a-Service verstärkt (AaaS).
- AaaS bringt erhebliche Mehrwerte für die Unternehmen mit sich. Cloud-basierte Archivierung als Service nimmt den gesamten Prozess der elektronischen Aufbewahrung ab und vereinfacht die Speicherung kritischer Daten an einem sicheren Ort. Archivierung-as-a-Service stellt über die Cloud die zukünftige Verwendung und den uneingeschränkten Zugriff auf die Daten sicher.
- Datensicherungs- und Archivierungsdienste bedingen trotzdem die notwendige Sorgfalt der Anwender bei der Übertragung. Außerdem muss auf die Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung in die Cloud geachtet werden. Anbieter von AaaS-Lösungen müssen sicherstellen, dass kein unbefugter Zugriff auf archivierte Daten erfolgen kann.
- Single-Point-of-Truth (SPoT) bedeutet wörtlich übersetzt der einzige Punkt der Wahrheit und beschreibt in diesem Zusammenhang die Speicherung aller Unternehmensdaten an einem einzigen Ort, einer zentralen Datenplattform. Auf diese können alle anderen Systeme zugreifen, auf ihr sind jegliche Geschäftsdaten zentral abgespeichert.
- Der SPoT schafft einen zentralen Ort für die archivierten Dokumente und ergänzt diese um sogenannte Metainformationen. Als dann intelligentes Dokument weiß es, woher es kommt, wie seine Aufbewahrungsfristen sind und wer es ansehen darf. Ziele sind ein allgemeingültiger, nicht redundanter Datenbestand und die Sicherstellung der Konsistenz von Stammdaten eines Unternehmens.
- Scandienstleister für Archivierung und Digitalisierung unterstützen Unternehmen bei der Digitalisierung ihres Archivs. Die Unterstützung kann in Form von tagesaktuellen Scans oder von Bestandsarchiven geleistet werden. Das rechts- und revisionssichere Handling der analogen Vorlagen ist dabei von hoher Relevanz und muss bei der Auswahl des passenden Anbieters berücksichtigt werden. Konkret regelt die Vorgaben dazu die technische Richtlinie des BSI unter TR-03138. Sie gibt die Anforderungen an die Prozesse und die Hardware vor.
Unterschiede analoge und digitale Aufbewahrung
Bei der klassischen Variante, der analogen Aufbewahrung, werden Papierbelege in Ordnern sortiert und aufbewahrt. Viele dieser Belege (etwa Handelsbriefe und Geschäftsbriefe) haben eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren, einige nur von 6 Jahren. Bei einer Steuerprüfung müssen die Belege im Original vorliegen, lesbar sein und zur Einsicht zur Verfügung stehen. Die analoge Archivierung kommt ohne elektronische Hilfsmittel aus und es bedarf keiner Umstrukturierung von betrieblichen Prozessen.
Für eine revisionssichere, digitale Aufbewahrung gelten ebenfalls gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung, und zwar die gleichen wie für die analoge Archivierung. Schließlich können Handels- und Geschäftsbriefe beispielsweise auch per E-Mail eintreffen. Neben den Vorteilen der Platz- und Kostenersparnis, gelten die verkürzte Zeit zur Suche von Belegen sowie die Vermeidung von Fehlern und die automatische, revisionssichere Archivierung als überzeugende Argumente.
Die gesetzlichen Vorgaben
Es fallen verschiedene Arten von Dokumenten und Belegen an. Der Gesetzgeber hat für geschäftliche Vorgänge genaue Vorschriften erlassen, wie die Archivierung auszusehen hat. Die Vorgaben gelten für alle Dokumente mit steuerrechtlicher Relevanz und orientieren sich am Handelsgesetzbuch HGB (z.b. § 257) sowie der Abgabenordnung AO (z.B. § 147). Die Aufbewahrungspflicht ist nach einer von beiden Vorgaben ausgelegt, und zwar entweder nach
1) Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung, GoB, für die analoge Archivierung
oder
2) den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
| Belegart | 10 Jahre | 6 Jahre |
|---|---|---|
| Abrechnungsunterlagen | ✅ | |
| Abtretungserklärungen | ✅ | |
| Angebote | ✅ | |
| Auftragsbestätigungen | ✅ | |
| Ausgangsrechnungen | ✅ | |
| Bankbelege | ✅ | |
| Betriebskostenrechnungen | ✅ | |
| Bilanzen | ✅ | |
| Buchungsbelege und Rechnungen | ✅ | |
| Bücher und Aufzeichnungen | ✅ | |
| Eingangsrechnungen | ✅ | |
| E-Mails | ✅ | |
| Fahrtenbücher | ✅ | |
| Frachtbriefe | ✅ | |
| Handelsbücher | ✅ | |
| Investitionszulagen | ✅ | |
| Jahresabschlüsse | ✅ | |
| Lageberichte | ✅ | |
| Lohnlisten | ✅ | |
| Mahnungen & Mahnbescheide | ✅ | |
| Schriftwechsel | ✅ | |
| Steuererklärungen | ✅ | |
| Versicherungspolicen | ✅ | |
| Verträge | ✅ | |
| Zählprotokolle | ✅ |
Die Regelungen der GoB ergeben sich unmittelbar aus dem Handelsrecht, § 238 Absatz 1 HGB, und beziehen sich generell auf alle Phasen der Rechnungslegung. Anwenden lassen sich diese Grundsätze stets auf die laufende Buchführung, die Inventur und die Bilanzierung. Können Unternehmen die Aufzeichnungen, die für die Besteuerung zugrunde gelegt werden, nicht vorlegen, schätzt die Finanzbehörde in der Folge die Besteuerungsgrundlagen vollständig oder zumindest teilweise.
Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – wurden vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht. Auch hier gilt der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Die GoBD besteht seit 1.1.2015 mit einer Übergangsfrist bis Ende 2016 und gilt uneingeschränkt für alle Unternehmer, die Gewinneinkünfte erzielen.
Gemäß der GoBD muss eine Archivierungssoftware zum Einsatz kommen, um einer revisionssicheren Archivierung nachzukommen. Ebenso muss eine Verfahrensdokumentation vollständig im Unternehmen vorhanden sein. Die Rechnungsstellung in Word oder Excel ist im Normalfall nicht GoBD-konform. Rechnungen in Papierform müssen trotzdem auf Wunsch des Kunden ausgestellt werden.
Wie werden Papierbelege elektronisch erfasst?
Bei der elektronischen Archivierung müssen Unternehmen einige Punkte des Handels- und Steuerrechts beachten. In der Regel erfolgt die elektronische Erfassung von Papierbelegen im Unternehmen oder wird an einen Fremdanbieter vergeben. Mit leistungsstarken Dokumentenscannern gelingt die Umsetzung leicht, ein Multifunktionsgerät kann je nach Menge der Papierdokumente ebenfalls eingesetzt werden.
Pflicht beim Scannen von Papierbelegen ist eine Bildauflösung von mindestens 300 dpi. Diese Auflösung bieten meist schon kostengünstige Flachbettscanner. Hochwertige Geräte können jedoch mehr als 40 Seiten pro Minute einlesen. Wichtig ist die Möglichkeit, auch Belege, die kleiner als A4 sind, einscannen zu können. Der beidseitige Scan ist ebenfalls je nach Menge an Papierbelegen sinnvoll.
Einzelne Papierbelege müssen auch als einzelne elektronische Datei erfasst werden, ein Sammeldokument darf nicht aus ihnen erstellt werden. Das OCR-Verfahren ist für eine rechtssichere Archivierung zwingend vorgeschrieben. Diese Software fügt jedem gescannten Dokument automatisch Metadaten hinzu. Das sind Daten, wie und wann der Scan entstanden ist. Außerdem wird eine schreibgeschützte Datei erstellt, die dann archiviert wird. Die Metadaten stellen sicher, dass es keine Manipulationen oder Veränderungen am elektronischen Originaldokument gibt.
Bei der elektronischen Erfassung von Papierbelegen sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung GoB einzuhalten. Zum Stand der Technik liefert die Technische Richtlinie des BSI, TR-03138, weitere Hinweise. Sie stellen jedoch keine verbindlichen Vorschriften dar.
Worauf beim Scannen von Belegen achten?
Bei der digitalen Aufbewahrung müssen Papierbelege eingescannt und der entsprechenden Software oder der angelegten Ordnerstruktur zugefügt werden. Dabei ist aber das herkömmliche Scannen nicht ausreichend, damit am Ende eine GoBD-konforme Archivierung vorliegt. Die elektronische Erfassung von Belegen wird ersetzendes Scannen genannt und unterliegt rechtlichen Vorgaben, die eingehalten werden müssen.
Laut den GoBD werden Buchungsbelege, die in Papierform empfangen wurden, anschließend elektronisch bildlich erfasst – das geschieht per Scan oder Foto. Das dadurch entstandenen elektronische Dokument muss so aufbewahrt werden, dass es mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Das dafür eingesetzte Verfahren heißt Optical-Character-Recognition, OCR.
Für das Scannen von Belegen sollte ein entsprechendes Multifunktionsgerät verwendet werden. Wichtig zu beachten ist dabei, dass die Belege in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Eine Umwandlung, beispielsweise von MSG in PDF, ist nur dann zulässig, wenn die maschinelle Lesbarkeit nicht beeinträchtigt ist. Das OCR-Verfahren reichert das gescannte Dokument um Bildinformationen an, die später für die Volltextsuche benötigt werden.
Technische Richtlinie für das Ersetzende Scannen
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik BSI hat die Technische Richtlinie BSI TR-03138 erlassen, bei der es um die Konformitätsprüfung für das Ersetzende Scannen geht. Diese dient als Grundlage zur Zertifizierung von Anbietern für Scandienstleistungen. Werden diese Leistungen an Drittparteien vergeben, so müssen Auftraggeber darauf achten, dass diese Zertifizierung vorliegt.
Andernfalls ist die rechtssichere und revisionssichere Archivierung nicht gewährleistet, was schwerwiegende Folgen für das Unternehmen haben kann. Die Belegdigitalisierung erfolgt in diesen Fällen in dezentralen Scanprozessen, die der Technischen Richtlinie BSI TR-03138 entsprechen müssen. Neben personellen Anforderungen geht es auch um Sicherheitsmaßnahmen bei der Dokumentenvorbereitung, beim Scannen, bei der Nachbearbeitung sowie der Integritätssicherung.
5 Tipps für das Scannen von Belegen
- Papierdokumente dürfen nach dem Scannen nur dann vernichtet werden, wenn sie nicht für Besteuerungszwecke im Original aufzubewahren sind.
- Fällt der Farbe in einem Dokument eine Beweisfunktion zu, dann muss der Scan in Farbe erfolgen. Andernfalls reicht die Schwarz-Weiß-Wiedergabe aus.
- Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel sind für Besteuerungszwecke nicht notwendig.
- Nach dem Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung des Dokumentes nur mit seiner elektronischen Version erfolgen.
- Das gesamte Verfahren zum Scannen von Belegen ist zu dokumentieren, und zwar in der Verfahrensdokumentation. Dieses Verfahren muss praktikabel und umsetzbar sein.
Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus?
Die GoBD sieht für die Verfahrensdokumentation, mit der alle Prozesse für das Scannen von Papierbelegen definiert werden, insgesamt 9 Schritte vor:
- Unterlagen vorsortieren
- Belege identifizieren und zuordnen
- Digitalisierung vorbereiten
- Belege auf Vollständigkeit und Lesbarkeit kontrollieren
- Dokumente nachbearbeiten und archivieren
- Papieroriginale zur Vernichtung freigeben
- Papieroriginale vernichten
- Digitale Belege nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist zur Löschung freigeben
- Archivierte Unterlagen löschen
Was ist die Langzeitarchivierung?
Die Langzeitarchivierung kommt primär im Bereich von kulturellem, historischen, materiellem oder informellen Daten und Dokumenten vor. In Langzeitarchiven, die sich in Unternehmen, Bibliotheken oder der öffentlichen Verwaltung finden, soll das Archivgut über Jahrzehnte aufbewahrt, geschützt und erhalten werden. Und natürlich bei Bedarf verfügbar gemacht werden. Immer häufiger ist die Langzeitarchivierung eine elektronische Archivierung. Sie legt gleichzeitig den Grundstein für die digitale Transformation.
Langzeitarchive müssen regelmäßig aufgrund der Archivierungsrichtlinien aktualisiert werden. Es geht dabei vor allem um die Art des Speichermediums, denn während früher beispielsweise gerne Zip-Disketten verwendet wurden, gibt es heute kaum noch Laufwerke dafür. Die Wahl des Speichermediums ist also wichtig und muss regelmäßig überarbeitet werden. Leider kann nicht vorhergesagt werden, welche Speichermedien die Zeit überdauern werden.
Eine Langzeitarchivierung ist bei Patenten sinnvoll, so kann der Patentinhaber dieses nach vielen Jahren noch verkaufen. Einige Dokumente müssen über den gesamten Lebenszeitraum der Objekte archiviert werden, dazu gehören unter anderem Gebäudepläne, Katastereinträge und Unterlagen für medizinische Geräte. Auch bei der Reinraumüberwachung in der Pharma- und Lebensmittelindustrie müssen die Produktionsdaten gemäß nationaler und internationaler Anforderungen in die Langzeitaufbewahrung.
Im Rahmen von Schadensersatzansprüchen können Daten aus der Langzeitaufbewahrung als Beweissicherung herangezogen werden. Dafür müssen die elektronischen Dokumente jedoch über kryptografische Signaturen verfügen und den Empfehlungen des BSI in der Technischen Richtlinie TR-03125 entsprechen.
Was ist die Datenarchivierung?
Die Datenarchivierung beschreibt das Vorhalten von Daten, die nicht mehr aktiv genutzt und für die langfristige Aufbewahrung auf ein separates Speichergerät verschoben werden. Bei den Daten kann es sich um weiterhin für das Unternehmen relevante Informationen handeln, die aktuell aber nicht benötigt werden. Die Datenarchivierung ist ebenso empfehlenswert, wenn aus Gründen der zukünftigen Referenz die Daten benötigt werden.
Unternehmen inventarisieren ihre Daten und verwenden dafür meist ein Archivsystem in Form einer Software. Diese schützt vor Änderungen oder Manipulationen, es können außerdem Schreib- und Leseberechtigungen vergeben werden. Häufig werden auch E-Mails in die Kategorie der Datenarchivierung eingeteilt (es stehen allerdings auch eine Vielzahl an Lösungen speziell zur E-Mail-Archivierung zur Verfügung), es kann sich zudem um Datenbankeinträge oder technische Dokumentdateien handeln.
Die Gründe für die Datenaufbewahrung liegen vordergründig in der reduzierten Verwendung des Primärspeichers, der kostenpflichtig ist und sich nach seiner Größe berechnet. Der Archivspeicher ist in der Regel kostengünstiger, arbeitet zumeist aber langsamer. Während Datenarchive als Datenspeicher für selten abgerufene, aber dennoch leicht verfügbare Daten agieren, ist ein Backup ein Teil des Datensicherungsmechanismus, mit dem sich Daten wiederherstellen lassen.
Es werden immer häufiger Cloud Storages für die Datenaufbewahrung verwendet, da sie augenscheinlich sehr kostengünstig sind. Allerdings können die Kosten mit der Zeit steigen, wenn der Speicherplatz immer größer wird. Der Speicheradministrator verschiebt Daten in das Datenarchiv auf Basis von vorher definierten Datenarchivierungsregeln. Dafür gibt es in der Regel keine gesetzliche Vorgaben, außer denen der Aufbewahrungsfristen, und können individuell festgelegt werden.
Staatliche Gesetze oder Branchenvorschriften können die Aufbewahrung von Daten für eine bestimmte Zeit auslösen. Hier geht es häufig um Compliance-Richtlinien. Werden diese nicht eingehalten, drohen hohe Strafen, Bußgelder und Schadensersatzzahlungen. Eine der bekanntesten Compliance-Richtlinien ist die DSGVO. Es gibt weitere, branchenspezifische Regelungen wie den Health Insurance Portability and Accountability Act HIPAA, der sich auf den Schutz elektronischer Gesundheitsdaten konzentriert.
Hiervon betroffen sind:
- Anbieter im Gesundheitswesen
- Krankenkassenleistungen
- Clearinghouses im Gesundheitswesen
- Verschreibungen von Medikamenten
Digitalisierung und Aufbewahrung des Alltags
Überdies findet die langfristige Aufbewahrung auch im alltäglichen Leben statt, so archivieren wir E-Mails, Fotos, Chats, Sprachnachrichten oder Dateien. Dabei kommt es ständig zu veränderten Dateiformaten, Betriebssystemen, Software und Hardware. Anwender möchten ihre Daten verwendbar halten und die Nutzung auf modernen Geräten ermöglichen. Dafür sind sie häufig auf Dienstleister oder entsprechende Software angewiesen, die die sichere Archivierung gewährleisten.
Unsere Eltern und Großeltern sammelten Erinnerungen in Kisten, Kartons und Alben. Unzählige Fotos, Dias, Filme und Papiersammelbilder wurden als Momentaufnahmen aus dem Alltag aufbewahrt. Auch private Dokumente wie Versicherungspolicen, Arbeitsverträge, Garantiebelege oder Geburtsurkunden liegen zum Großteil noch in Papierform vor und werden sukzessive digitalisiert. Das führt zu einer Archivierung im privaten Umfeld, sprich des eigenen Lebens.
Die Deutschen archivieren immer mehr digital
Der Digitalverband Bitkom befragte im Jahr 2021 1.000 Personen ab 16 Jahren zum Thema private Archivierung. 47 % der Befragten gaben dabei an, dass sie noch nie Papierdokumente digital gespeichert, gescannt oder fotografiert hätten. 19 % der Personen tun dies allerdings regelmäßig und 28 % der 1.000 Befragten hin und wieder. Im Vergleich zu einer ähnlichen Umfrage aus dem Jahr 2017, ist der Anteil der Personen, die noch Papierdokumente gescannt haben, von 73 auf 48 % zurückgegangen.
Besonders häufig werden Unterlagen per Foto digitalisiert (69 %), und 28 % nutzen dafür eine spezielle App. 61 % vertrauen auf einen Scanner oder ein Multifunktionsgerät. Bei der Ablegung der Scans ist jedoch auf Struktur zu achten, und die konsequente Einhaltung der einmal angelegten Ordnung. Andernfalls passiert das Gleiche wie bei der NASA. Das private Dokumentenmanagement bietet Sicherheit, falls Papierdokumente geraubt oder verloren gehen oder bei einem Wasser- oder Brandschaden zerstört werden.
FAQ Archivierung
Nachfolgend fassen wir die wichtigsten Punkte noch mal kurz und kompakt für Sie zusammen.
Bei der Archivierung geht es um die nachhaltige Sicherung von Inhalten aus E-Mails, Dokumenten, Rechnungen und Belegen sowie um firmenspezifisches Wissen wie Patente oder Fertigungsprozesse. Die elektronische Archivierung wird häufig als digitale Archivierung bezeichnet und beschreibt das nachhaltige und überprüfbare Aufbewahren von relevanten Dokumenten und Belegen gemäß der gesetzlichen Vorgaben.
Bei der digitalen Archivierung müssen die acht Kriterien einer rechtssicheren Aufbewahrung eingehalten werden. Diese sind Klarheit und Übersichtlichkeit, Richtigkeit und Willkürfreiheit, Vollständigkeit, Einzelbewertung, Wertaufhellung, Ordnungsmäßigkeit, Sicherheit und der Beleggrundsatz.
Ein Archivierungssystem schützt Sie Ihre Daten vor Verlust, Diebstahl, Manipulation oder Zerstörung. Es spart außerdem Zeit, senkt Kosten und verringert die Fehleranfälligkeit. Man findet Informationen durch außerdem deutlich schneller wieder.
Archivieren schafft Ordnung, schützt vor Datenverlust und spart durch intelligente Mechanismen gleichzeitig Speicherplatz. Dank des Hinzufügen von Metainformationen sind die archivierten Dateien zusätzlich erheblich schneller wieder auffindbar
Im Arbeitsalltag fallen unterschiedliche Arten von Dokumenten an. Ob Dateien, E-Mails oder eingescanntes Papier, der Gesetzgeber hat für geschäftliche Vorgänge Vorschriften zur langfristigen Aufbewahrung erlassen.
Die GoBD gilt seit Ende 2016 uneingeschränkt für alle Unternehmer, die Gewinneinkünfte erzielen.
Die klassischen Aufbewahrungszeiten liegen bei 6 bis 10 Jahren für Handels- und Geschäftsbriefe. Darüber hinaus gibt es Unterlagen, die 30 Jahre und länger archiviert werden müssen.
Trotz fortschreitender Digitalisierung akzeptieren Gerichte und Behörden noch immer einige Dokumente nur in Papierform. Dazu gehören unter anderem notarielle Beglaubigungen, Gerichtsurteile mit Prägungen und Bürgschaftserklärungen.
Nach GoBD muss das digitale Dokument dem Original entsprechen und nachweislich vor möglichen Veränderungen geschützt sein.
Das Ersetzende Scannen beschreibt die rechtlichen Vorgaben für das Scannen von Belegen im Rahmen von revisionssicheren Archivierungen.
Die revisionssichere Archivierung wird durch die GoBD festgelegt. Sie enthält verschiedene Vorgaben, die beim Scannen von Belegen zu beachten sind. Dazu gehören insbesondere der Nachweis einer Verfahrensdokumentation sowie die Sicherstellung des Ablaufs und des Betriebes bei der ordnungsgemäßen Nutzung.
Unter dem rechtssicheren Scannen mit TR RESISCAN versteht man umgangssprachlich die E-Akte. Diese wird im Rahmen der Digitalisierung der Verwaltung benötigt und entspricht den Bemühungen zur Abwicklung von bürgernahen Dienstleistungen beim E-Government. Die elektronische Aktenführung der Justiz muss deutschlandweit bis 2026 erfolgt sein. Die Verwaltung ist bereits seit dem Jahreswechsel 2020 dazu verpflichtet.
Der Handlungsleitfaden zur rechtssicheren Gestaltung der Prozesse und Systeme für das Ersetzende Scannen TR RESISCAN wird vom BSI herausgegeben. Im Rahmen der Technischen Richtlinie des BSI, TR-03138 für Ersetzendes Scannen, werden Vorgaben für das Scannen von Belegen gemacht. Sie beinhalten die zeitnahe Vernichtung der Original-Scan-Vorlage.
