Archivierung Bedeutung - Was heißt archivieren?

Das Archivieren sorgt für Ordnung und gibt Sicherheit, denn in Firmen ist es ein wesentlicher Teil der Aufbewahrung von relevanten Dokumenten, Belegen, E-Mails und Informationen. Das dauerhafte Aufbewahren und Abspeichern erfolgt zunehmend digital, auch wenn es noch immer die analoge Form gibt. In Zukunft nimmt die digitale Archivierung aber den höchsten Stellenwert ein, denn die Bundesregierung hat dazu konkrete Pläne.

Bereits heute müssen öffentliche Verwaltung und Justiz die elektronische Archivierung praktizieren und alle Akten in elektronischer Form erfassen. In Unternehmen wird die digitale Archivierung empfohlen, denn sie führt zur rechtssicheren und revisionssicheren Archivierung gemäß der GoBD.

Was bedeutet archiviert?

Wer archiviert, bewahrt Papierbelege vor der Unkenntlichkeit, denn viele Tinten und Farben verblassen mit der Zeit. Das macht die Aufbewahrung schwierig, da viele Firmen ihre Unterlagen über eine gesetzlich vorgeschriebene Zeit aufbewahren müssen. Die Frist liegt je nach Art der Unterlage bei 6 oder 10 Jahren. Wer archiviert, möchte zusätzlich die Erhaltung von relevanten Informationen oder Firmenwissen sicherstellen.

Die digitale Aufbewahrung macht aus jedem Papierbeleg eine digitale Datei, dafür wird der Originalbeleg zunächst eingescannt und anschließend innerhalb einer festgelegten Struktur abgelegt. Für die revisionssichere Archivierung müssen Unternehmen spezielle Scan-Software verwenden, die die Dokumenten und deren Inhalt maschinell lesbar macht. Die Archivierung muss auf jeden Fall sicher und systematisch erfolgen.

Bei der Archivierung von Wissen kommen landeseigene Archive oder Bibliotheken zum Einsatz. Ihre Hauptaufgabe ist der Erhalt von Wissen, damit dieses für spätere Generationen zugänglich ist. Das Archiv dient dann als Quelle für das Wissensmanagement.

Wann wird archiviert?

Unabhängig von der Größe des Unternehmen müssen Dokumente archiviert werden, denn es unterliegt strengen Aufbewahrungsfristen. Diese werden von der GoBD vorgegeben und betreffen primär Rechnungen, Belege, Verträge, Dokumente und weitere steuerlich relevante Unterlagen. Dabei ist zu beachten, dass jedes Dokument zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert werden muss.

Bei der digitalen Archivierung bedeutete dies das Einscannen der Papierbelege unmittelbar nach ihrem Erhalt oder ihrer Bearbeitung. Es gibt verschiedene Wege, um Dokumente zu archivieren, die OCR-Technik für das Scannen ist die gängigste. Firmen können auch eine Software zur Archivierung verwenden oder sich im Rahmen des Dokumentenmanagements für eine Lösung entscheiden, die die Software bereits enthält. Wichtig ist aber, dass die Archivierungssoftware die Revisionssicherheit gewährleistet.

Die jeweilige Aufbewahrungsfrist beginnt stets zum Abschluss des Kalenderjahres.

Analog und digital archiviert – Die Unterschiede

Sowohl für die analoge als auch digitale Aufbewahrung sind die Grundsätze gesetzlich geregelt. Diese orientieren sich in beiden Fällen am Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). In ihnen sind auch die Aufbewahrungsfristen von relevanten Dokumenten geregelt, die für beide Formen der Archivierung gleich sind.

Das analoge Archivieren wird noch immer in zahlreichen Firmen praktiziert, es findet sich vorwiegend in kleinen Betrieben wie Arztpraxen, Kanzleien oder bei Handwerkern. Auch bei Behörden wird noch vom traditionellen Postweg Gebrauch gemacht, was zu vielen Papierrechnungen führt, die ihre Empfänger erreichen.

Dort werden sie entweder in Papierform bewahrt, was der analogen Aufbewahrung entspricht, oder digitalisiert, was der elektronischen, auch digitalen, Aufbewahrung entspricht. Viele Formulare werden ebenfalls noch immer am PC ausgedruckt und in Papierform weiterverwendet oder -gesendet. Das ist hauptsächlich dann der Fall, wenn eine händische Unterschrift zwingend vorgesehen oder gewünscht ist.

Wer analog archiviert, legt die Originale systematisch geordnet in Aktenordnern ab, während es bei der digitalen Form beispielsweise eine Ordnerstruktur innerhalb einer Software oder auf dem Computer gibt.

Eine andere Form des analogen Vorgehens ist das Archivieren auf Mikrofilm, welche sich häufig in Bibliotheken findet. Es gibt auch Fälle, in denen sowohl die analoge, als auch die digitale Form in einer Firma zu finden sind. Dabei verbleiben ältere Dokumente in den Aktenordnern, während aktuelle Dokumenten digitalisiert ins Archiv überführt werden.

Was ist Archivierung-as-a-Service?

Archivierung-as-a-Service oder Managed Archiving umfasst Leistungen von Dritten, die im Auftrag von Unternehmen die digitale oder analoge Aufbewahrung übernehmen und durchführen. Für die digitale Aufbewahrung werden häufig Cloud-basierte Lösungen angeboten, diese liegen in Form einer Software oder einem Zugang vor. Das Online-Archiv bietet den uneingeschränkten Zugriff auf die Dokumente und stellt die Einhaltung der GoBD sicher.

Die Cloud-Archivierung von Dokumenten nimmt stetig zu, da sie kostengünstig ist, leicht integrierbar und die Einhaltung aller Fristen sicherstellt. Über den Webbrowser oder über einen speziellen Zugang erhalten Berechtigte dann Zugang zum Archiv. Je nach Anbieter kann die digitale Form automatisch erfolgen, was beispielsweise bei der E-Mail-Archivierung sinnvoll ist. Einige Anbieter stellen aber auch nur den Speicherplatz für ein digitales Archiv in der Cloud zur Verfügung.

Neben der Cloud-Archivierung gibt es noch die Inhouse-Variante, bei der Firmen ihre Dokumente in gewohnter Umgebung managen. Das Archivieren erfolgt beispielsweise über die Umgebung des Windows Explorers oder auf einem unternehmensinternen Service und lässt sich in unterschiedliche Arbeitsweisen integrieren.

Zu den typischen Leistungen im Rahmen von Archivierung-as-a-Service gehört auch der digitale Posteingang, bei dem der gesamte Schriftverkehr im Unternehmen digital einsehbar ist und sich einfach verwalten lässt. Der gesamte digitale Schriftverkehr geht automatisch in ein digitales Archiv und wird dort protokolliert.

Werden die Archivierungsaufgaben gänzlich an einen Dritten ausgelagert, dann bereitet dieser die Dokumenten auf. Bei Papierbelegen gehört dazu insbesondere das Entfernen von Tackernadeln oder Büroklammern. Anschließend erfolgt das Scannen der Dokumenten in Hochleistungsscannern und ihre Freigabe für das Archivieren. Je nach Wunsch des Auftraggebers kann die Aufbewahrung der Papierbelege im Original ebenfalls beim Dienstleister erfolgen. Aber auch der Rücktransport zum Kunden ist häufig möglich.

Backup vs Archivierung – Wo sind die Unterschiede? Brauchen Unternehmen beides?

Archive speichern ein Abbild des originalen Dokumentes in unveränderbarer Form ab. Beim Backup werden Kopien von Daten an einem anderen Ort gespeichert, um im Falle von Datenverlust oder Korrumpierung bereitzustehen. Auch wenn sich die beiden Vorgänge ähneln, gibt es wichtige Unterschiede.

Beide Prozesse können sich ergänzen, sind aber separate Vorgänge, die nicht verwechselt werden dürfen. Beim Backup können Daten nach einem Störfall wieder in den früheren kopierten Zustand überführt werden. Es geht also um eine schnelle Wiederherstellung geschäftskritischer Daten. Ein Backup kann je nach Firma täglich, wöchentlich, monatlich oder quartalsweise stattfinden. Auch eine Datensicherung mehrmals am Tag ist teilweise notwendig. Backups werden für gewöhnlich nur eine gewisse Zeit vorgehalten.

Beim Archiv geht es um die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten. Doch handelt es sich zum Teil auch um Kopien der Originale, meistens aber um nicht mehr aktive Dokumente, die aus gesetzlichen Gründen oder Compliance-Regeln aufbewahrt werden müssen. Anders als beim Backup geht es bei Archiven nicht um Geschwindigkeit, sondern um eine revisionssichere Aufbewahrung von relevanten Belegen für die spätere Nachvollziehbarkeit. Grundsätzlich bieten Archivsysteme aber deutlich mehr Funktionen und Features, wie die Suche nach Metadaten, an.

Brauchen Unternehmen also noch ein Backup? Unbedingt Ja!

Vor allem die kritischen Daten einer Firma sind schützenswert und sollten daher auch separat gesichert werden, also in einem Backup zur schnellen Wiederherstellung zur Verfügung stehen. Auch die Archive sollten über ein Backup gesichert sein, falls beispielsweise ein Fehler auf dem Storagesystem auftritt, auf dem die Archive vorgehalten werden. Kommt es hier zu Datenverlust, können die Folgen für Firmen kostspielig werden. Darüber hinaus kann damit ein Verlust von Firmenwissen einhergehen.

Worauf beim Archivieren in Unternehmen achten

Die nicht gesetzeskonforme Aufbewahrung von Unterlagen und Daten kann Firmen teuer zu stehen kommen. Abgesehen von den Kosten steht der Imageverlust im Raum, der Marktanteile kosten kann. Firmen sollten deshalb auf folgende Aspekte achten:

1. Überblick verschaffen: Wenn Daten und Dokumente an verschiedenen Orten aufbewahrt werden, kommt es häufig zu Duplikaten, die auch viel Speicherplatz kosten. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Datenquellen sowie die vorliegenden Formate und machen Sie eine Bestandsaufnahme aller Prozesse sowie Orte und Archive, die es in Ihrer Firma gibt.
2. Prüfen Sie die Aufbewahrungsorte und die Relevanz der archivierten Unterlagen und Daten. Außerdem müssen die Zugriffsberechtigungen nach DSGVO aktualisiert werden. Dafür ist eine vorherige Sicherheitsbelehrung notwendig, schließlich handelt es sich um sensible Unterlagen wie Personalakten und Geschäftsgeheimnisse.
3. Wenn Punkt 1 und 2 erledigt sind, sollten Sie die Sicherheitsrisiken erkennen und damit relevante Fragen klären können. Ein Dokumentenmanagement-System übernimmt zukünftig die wichtigsten Aufgaben bei der Datenarchivierung und reduziert Sicherheitsrisiken. Es erlaubt zudem häufig die revisionssichere Archivierung nach den GoBD.
4. Diese schließt E-Mails und digitalen Schriftverkehr ein. Hierzu bedarf es jedoch mehr als nur die Einrichtung einer Archivierung. Holen Sie sich Expertenrat und lassen Sie sich von spezialisierten Firmen dazu beraten. Gerade die E-Mail-Archivierung ist häufig nicht das Expertengebiet von DMS-Anbietern.
5. Ein Wirtschaftsprüfer kann die Archivierung in einem Unternehmen nicht nur beurteilen, überwachen und steuern, sondern am Ende auch eine Zertifizierung durchführen. Diese stellt sicher, dass Sie die notwendigen Anforderungen erfüllt haben und damit auch vor möglichen Problemen mit dem Finanzamt oder anderen Behörden geschützt sind.