Dokumente archivieren - digital und sicher
Dokumente archivieren - digital und sicher
Die Dokumentenarchivierung kann inzwischen grundsätzlich papierlos erfolgen, doch noch immer sind Unmengen an Papierbelegen unterwegs. Das Archiv für Papierdokumente erfreut sich vorrangig in Unternehmen noch immer großer Beliebtheit, sei es aus Gewohnheit, fehlendem Fachwissen oder einfach aus Bequemlichkeit. Das Archivieren in Papierform ist auch aus Sicht der Gesetzgeber kritisch, da viele Belege mit der Zeit verblassen und Papier anfällig für äußere Einflüsse ist. Daher wurde mit der GoBD festgelegt, dass schon heute alle Betriebe der öffentlichen Hand sowie die Justiz ausschließlich die digitale Archivierung durchführen. Für alle anderen Unternehmen gilt die Pflicht noch nicht, jedoch sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung an das digitale Zeitalter angepasst worden.
Wir erklären
Dokumente müssen primär unveränderbar sein, um als revisionssichere Aufbewahrung akzeptiert zu werden. Doch das ist nicht die einzige Vorgabe, die bei der Dokumentenarchivierung eingehalten werden muss.
Vom Zeitpunkt der Ablage an müssen die Belege gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert bleiben. Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach der Art des Dokumentes und ist vom Gesetzgeber in den meisten Fällen auf 6 oder 10 Jahre begrenzt. Einige Dokumente müssen aber auch länger aufbewahrt werden. Wird die Dokumenten Archivierung mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) erledigt, übernimmt in der Regel die Software die Steuerung der Aufbewahrungsfristen und löscht die Dokumenten zur Fälligkeit automatisch. Die revisionssichere Aufbewahrung stellt auch die Einhaltung aller Compliance-Anforderungen im Unternehmen sicher und unterstützt bei der Dokumentation von Vorgängen und Abläufen.
Die Arbeit mit sensiblen Daten und Dokumenten, wie etwas aus der digitalen Personalakte, findet im DMS im Regelfall datenschutzkonform statt. Ein smartes Rechtekonzept unterstützt darüber hinaus ebenfalls die Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung.
Die private Aufbewahrung unterliegt weniger strengen Vorgaben, in vielen Privathaushalten findet die Archivierung wichtiger Belege zudem größtenteils hybrid statt, also in Form von Papierbelegen plus der digitalen Aufbewahrung. Zur Organisation der privaten Ablage empfiehlt sich, sowohl in Papierform als auch digital, eine einfache und übersichtliche Struktur anzulegen. Entscheidet man sich für eine Ablage in der Cloud, sollte dabei aber unbedingt das Thema der Verschlüsselung beachtet werden.
Sozialversicherungsnachweise gibt es bisher nur in Papierform und die sind bis zum Erreichen der Rente mindestens aufzubewahren. Private Dokumente wie Rechnungen oder Steuerzahlungen müssen laut Gesetz mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Private Bankunterlagen sollten aber mindestens 3 Jahre aufbewahrt werden, so die Empfehlung von Steuerberatern.
Bei betrieblichen Dokumenten (vorallem für Handels- und Geschäftsbriefe) sind gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Neben den GoBD gibt es noch das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO), die für die Rahmenbedingungen herangezogen werden müssen. Für Akten gilt, dass diese strikt nach Entstehungsjahr zu trennen und bei der Einlagerung sofort mit dem Vernichtungsdatum zu kennzeichnen sind.
Papierdokumente sollten nach den Aufbewahrungsfristen getrennt eingelagert werden, das macht ihre Vernichtung umso leichter. Der sorgsame Umgang mit Dokumenten gewährleistet nicht nur ihre Revisionssicherheit, sondern auch das Einhalten von datenschutzrechtlichen Vorgaben sowie branchenspezifischen Regularien. Das Dokumentenmanagement ist für alle Unternehmen empfehlenswert, die eine bestimmte Menge Belege und Dokumente ansammeln.
Zunächst ist wichtig, dass die Ursprungsform einer Rechnung beibehalten werden muss. Kommt eine elektronische Rechnung, muss diese digital archiviert werden. Sendet ein Lieferant eine Papierrechnung, kann das Original eingescannt und der digitalen Archivierung zugeführt werden. In diesem Falle kann das Original vernichtet werden.
Es reicht aber laut GoBD nicht aus, die elektronische Rechnung auszudrucken und auf Papier weiterzubearbeiten. Die elektronische Rechnung darf nicht verändert werden, sonst gilt die Aufbewahrung nicht als revisionssicher. Bei Rechnungen per E-Mail hat der Gesetzgeber im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes von 2011 erklärt, dass diese auch ohne digitale Signaturen versendet werden dürfen, sofern die Unveränderbarkeit anderweitig sichergestellt werden kann. Sie sind der Papierrechnung ebenbürtig und unterliegen den gleichen Pflichtangaben wie Papierrechnungen.
Für Unternehmen empfiehlt sich auf jeden Fall die Dokumenten Archivierung mit Software, denn diese nimmt wichtige Aufgaben an und senkt damit auch die Fehleranfälligkeit. Im Rahmen des papierlosen Büros muss die Software für die revisionssichere und rechtssichere Aufbewahrung einsetzbar sein. Außerdem kann eine gute Archivierungssoftware oder ein Dokumentenmanagementsystem sowohl das Papierarchiv als auch die digitale Archivierung steuern.
Dafür muss sie das Ersetzende Scannen aufweisen, mit dem Papierbelege GoBD-konform eingescannt werden. Die digitale Dokumentenablage leidet ohne Software unter der Dokumentenflut, die noch immer in vielen Betrieben und Behörden herrscht. Automatisierte Geschäftsprozesse erleichtern die Ablage, das Auffinden und das Bereitstellen relevanter Informationen für Finanzämter.
Die Dokumenten Archivierung findet in modernen Lösungen in der Cloud statt, was zahlreiche Vorteile mit sich bringt.
Buchungsdaten und E-Mails müssen seit 01.01.2022 revisionssicher archiviert werden. Durch verschiedene Vorgaben, wie der Aufbau einer eigenen Sicherungsinfrastruktur, geben viele Unternehmen die Leistung an einen Drittanbieter und einen Cloud-Dienst. Die dezentrale Lösung ist insbesondere kostengünstiger als eine zentrale, eigene In-House-Lösung.
Vorteile von Cloudlösungen
Nachfolgend fassen wir die wichtigsten Punkte noch mal kurz und kompakt für Sie zusammen.
Die Cloud-Archivierung unterstützt in der Regel hohe Sicherheitsstandards und nutzt dafür Verschlüsselungsmechanismen. Eine Ausfallsicherheit sollte ebenfalls beim Anbieter zum Standard gehören, genau wie die Notfallwiederherstellung.
Grundsätzlich können alle Papierunterlagen digitalisiert und in elektronischer Form vorgehalten werden. Unternehmen tun dies im Regelfall mit diesen Unterlagen:
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