Archivierungssoftware

Archivierungssoftware ermöglicht die revisionssichere Archivierung, wenn sie gewisse Voraussetzungen erfüllt. Wichtig ist aber zu verstehen, dass eine revisionssichere Software nicht existiert, sondern zur revisionssicheren Archivierung immer ein Zusammenspiel aus Software und Unternehmensorganisation notwendig.

Als Management-Tool hilft Archivierungssoftware bei der Dokumentensteuerung und der digitalen Archivierung. Die ist insofern wichtig, als dass die GoBD verschiedene Kernelemente vorsehen, die eingehalten werden müssen, um revisionssichere Buchhaltungen vorlegen zu können. Mit einer GoBD-konformen Schnittstelle können Anwender die Kriterien der Archivierungssoftware überprüfen, sie sollten jedoch berücksichtigen, dass die Geschäftsführung allein für die Erstellung einer GoBD-konformen Archivierung verantwortlich ist. Die Software kann nur als unterstützende Hilfe angeboten werden.

Warum brauchen Unternehmen eine Archivierungssoftware?

Bei der Digitalisierung von Akten können schnell Fehler passieren oder Belege verloren gehen. Unternehmen stellen mit einer entsprechenden Software sicher, dass alle relevanten Belege nach den GoBD eingescannt, abgelegt und wiedergefunden werden. Dazu bietet die Archivierungssoftware den großen Vorteil der Volltextsuche, bei der alle Dokumente, also nicht nur ihre Titel oder Speichernamen, nach Suchbegriffen durchsucht werden.

Die Volltextsuche, auch als Volltextindizierung bezeichnet, erlaubt die Durchsuchung aller Dokumente nach einer bestimmten Zeichenkette, die dafür nicht im Vorfeld durch Metadaten erfasst wurde. Als Folge der hierarchischen und redundanzvermeidenden Verzeichnung in modernen Archiven kommt es häufig zu falschen oder unvollständigen Suchergebnissen.

Was muss Archivierungssoftware können?

Neben der blitzschnellen Volltextsuche sollte die Software über intelligente Such- und Filtermöglichkeiten verfügen. Die gewünschten Informationen werden je nach Anbieter in einer Tabelle oder einer anderen Übersicht dargestellt.

Gute Archivierungssoftware kann Dateien aus anderen Systemen integrieren, am besten einfach durch Drag und Drop. Mit Plug-ins kann die Ablage von Dokumenten direkt aus Anwendungen erfolgen. Ein PDF/A-Drucker ist speziell für die Langzeitarchivierung von Dokumenten entwickelt worden und ISO-standardisiert. So lassen sich visuelle Bilder der elektronischen Dokumente immer nach dem gleichen Standard erzeugen und zwar unabhängig von den Werkzeugen oder Systemen, die zur Erstellung, Speicherung oder Archivierung der Dokumente verwendet wurden.

Für das mobile Arbeiten muss die Archivierungssoftware den Zugang – neben Windows – auch über Smartphone oder Tablet zulassen und den Zugriff auf die Dokumente von verschiedenen Internetbrowsern ermöglichen. Plattformunabhängigkeit, eine schnelle Installation sowie die einfache Bedienung sollten ebenfalls vorliegen. In Unternehmen herrschen jedoch auch Compliance-Anforderungen, die von der Archivierungssoftware eingehalten werden müssen.

Selbstverständlich muss eine gutes Archivierungsprogramm die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung einhalten, wie Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, fortlaufende Aufzeichnung, die Unveränderbarkeit, die zeitnahe Archivierung, die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sowie ein Berechtigungsmanagement bieten und die Datensicherheit zum Schutz personenbezogener Daten aus der DSGVO gewährleisten.

Gibt es eine Software für die E-Mail-Archivierung?

Die GoBD sieht klar vor, dass auch E-Mails und Anhänge im elektronischen Originalformat archiviert werden müssen. Das Ausdrucken von E-Mails und die Aufbewahrung dieser Papierdrucke ist demnach nicht konform mit den GoBD und führt dazu, dass eine Archivierung als nicht revisionssicher anerkannt wird. Ist die Archivierungssoftware auf dem neusten Stand und von einem professionellen Anbieter, dann kann sie ausgewählte Postfächer automatisch archivieren und unterstützt damit die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen. Noch besser aufgestellt sind hier Anbieter von dedizierter Archivsystemen für E-Mails, weil diese sich auf die Anbindung von verschiedenen E-Mail-Servern spezialisiert haben. Daraus resultiert eine hohe Flexibilität und Nachhaltigkeit, vor allem bei zukünftigen Mailservermigrationen.

Es ist darauf zu achten, dass lediglich ein ausgewählter Personenkreis, beispielsweise ein Datenschutzbeauftragter, Emails aus dem Archiv löschen kann. Die automatische Archivierung aller E-Mails, gesendet und empfangen, inklusive der Anhänge erfolgt von beliebig vielen E-Mail-Postfächern. Als Teil des effektiven Risikomanagements im Unternehmen, ermöglichen Archivsysteme auch das Auflösen von Konflikten, die unter anderem mit dem Datenschutz auftreten.

Wie bei der digitalen Archivierung kann auch die E-Mail-Archivierung in der Cloud erfolgen, die flexibel, effizient und einfach skalierbar ist.

Worauf beim Kauf einer Archivierungssoftware achten?

Um Informationen digital aufzubewahren und zu archivieren, benötigen Unternehmen aufgrund der steigenden Komplexität eine Archivierungssoftware. Das exponentielle Wachstum von elektronischen Informationen ist nur eine der Herausforderungen. Elektronische Signaturen und Metadaten geben elektronischen Dokumenten denselben Rechtscharakter wie auf Papier unterzeichnete Schriftstücke.

Archivierungssoftware kann zum DMS oder ERP-System gehören und dort bereits integriert sein. Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit einer reinen Archivierungssoftware, die mit intelligenten Funktionen und einem hohen Anwenderkomfort überzeugt. Sie stellt eine Verbindung zwischen dem endgültigen Speichermedium und der Anwendung her. Dabei agiert sie als Single Point of Truth und macht das Archiv zu einem allgemeingültigen Datenbestand. Alle Anwendungen müssen dafür aber im selben Archiv abgelegt werden. Hierfür sind Schnittstellen zu Lösungen wie SAP, Microsoft oder Salesforce notwendig.