Die Flut der elektronischen Nachrichten ist nicht nur auf kommunikativer oder technischer Ebene eine Herausforderung, denn Unternehmen dürfen die E-Mails nicht einfach löschen. Gemäß dem §257 im Handelsgesetzbuch und dem §147 der Abgabenordnung müssen E-Mails in Unternehmen revisionssicher archiviert werden. Genauere Vorgaben regeln die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD).
Für Kleinunternehmer
Die E-Mail hat schon vor vielen Jahren und sogar Jahrzehnten die Kommunikation per Brief oder Fax nahezu vollständig abgelöst. Laut Bitkom bekommt jeder siebte Berufstätige bis zu 10 E-Mails täglich und jeder fünfte sogar 30 und mehr Mails pro Tag. Im Durchschnitt ergeben das 26 E-Mails täglich, die über das Firmennetzwerk eingehen. Private E-Mails sind hier nicht berücksichtigt. Das Statistikportal hat errechnet, dass sich die Anzahl der weltweit versendeten E-Mails bis ins Jahr 2025 auf dann 376,4 Milliarden erhöhen soll.
Die als Handelsbriefe bezeichneten Dokumente und Informationen kommen in vielen Betrieben nur noch oder zumindest zum größten Teil per E-Mail an. Um der aus den GoBD entstehenden Aufbewahrungspflichten nachzukommen, müssen diese E-Mails archiviert werden. Dazu gehören aber nicht nur die eigentlichen Handelspapiere wie Aufträge oder Frachtbriefe, sondern auch sämtliche vorbereitende E-Mails und Anhänge. Zu den Handelsbriefen zählen:
Die Abgabenordnung sieht weitere Dokumente vor, die aufzubewahren sind. Dazu zählen folgende Unterlagen:
Für beide Kategorien gilt überdies, dass Dokumente, Belege sowie Unterlagen aufzubewahren sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Bei der E-Mail-Archivierung müssen Unternehmen folglich die steuerlichen Aufbewahrungspflichten sowie die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten berücksichtigen. Unterlagen in elektronischer Form – also E-Mails – gehören genauso wie per Post abgesandte Schriftstücke, Faxe oder Telegramme zu den Geschäftsbriefen, bzw. den Handelsbriefen.
Jeder Unternehmer, der zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen nach dem Steuer- oder Handelsrecht verpflichtet ist, muss auch diese archivieren und entsprechend den Fristen aufbewahren. Zu Unternehmen zählen damit auch Selbständige und Freiberufler.
Die E-Mail-Archivierung macht keinen Unterschied zwischen Konzern, KMU oder Kleinunternehmen. Die falsche Speicherung geschäftlicher Korrespondenz kann unangenehme Konsequenzen haben.
Die Archivierung von Mails in Kleinunternehmen muss vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein. Das gelingt am besten mit einer Software. Von den Tools zur Archivierung geschäftlicher Korrespondenz gibt es eine breite Fülle von Angeboten am Markt. Die Archivierungssoftware sollte automatisch alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten mit allen Anhängen in jedem Postfach sichern.
Trotz der vielen Vorteile, die eine solche Software zur E-Mail-Archivierung bietet, sind noch immer viele Kleinunternehmer der Meinung, die E-Mails besser auszudrucken oder zu löschen als zu archivieren. Damit kann allerdings keine revisionssichere Buchhaltung vorgelegt werden und das Finanzamt kann eine Schätzung der Steuern vornehmen.
E-Mails müssen unveränderbar gespeichert werden, das bedeutet, in ihrer Originalform und so, dass sie sich nicht nachträglich ändern oder löschen lassen. Lediglich E-Mails, die nicht der Aufbewahrungspflicht unterliegen (Stichwort Datenschutz), dürfen gelöscht werden. Häufig wird jeder Löschvorgang von der Software dokumentiert, um eine Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Kleinunternehmen haben die Möglichkeit aus kostenlosen Tools oder Profi-Software zu wählen. Aber egal ob Gratisversion oder professionelle Archivierungssoftware: für die Einhaltung der revisionssicheren Archivierung ist das Unternehmen, nicht die Software, verantwortlich.
Auch wenn es einfach ist: Unternehmen dürfen nicht einfach alle E-Mails archivieren, dies könnte zu Verstößen gegen die DSGVO führen. Ein beliebtes Beispiel hierfür sind Bewerbungen. Werden Bewerber abgelehnt, entfällt die Zweckgebundenheit und die Bewerbungsunterlagen müssen gelöscht werden. Nur wenn sich Bewerber ausdrücklich damit einverstanden erklären, können diese E-Mails ebenfalls langfristig archiviert werden, um etwa bei einem weiteren Bewerbungsverfahren berücksichtigt zu werden.
Entweder über die Cloud oder auf dem lokalen Rechner bzw. Server installiert, ermöglicht die Lösung die einfache, digitale Mailarchivierung. Die Ordnerstruktur erlaubt das Zuordnen zu bestimmten Geschäftsvorgängen, so dass sie auch Jahre später noch auffindbar sind.
Die Daten können aber auch auf einem Unternehmensserver archiviert werden, wenn die Anforderungen an die Aufbewahrung, vollständig, manipulationssicher, stets verfügbar und maschinell auswertbar, erfüllt sind. Die Verschlüsselung der Daten ist dann notwendig, wenn sich diese mit kostenpflichtigen oder kostenlosen Tools, erledigen lässt. Wichtig ist aber, dass im Bedarfsfall die Mails unverschlüsselt ausgehändigt werden können. Andernfalls kann nicht revisionssicher archiviert werden.
Namhafte Hersteller wie Microsoft oder Google bieten in der Regel bereits eine einfache E-Mail-Archivierungslösung in ihren Produkten. Optional können Kunden dann hochwertigere Lösungen dazu buchen, wie Google Vault im Rahmen von Google Workspace. Aber Achtung: Hier gilt es genau auf das Thema Datenschutz zu schauen, schließlich handelt es sich hierbei um amerikanische Unternehmen, die die archivierten Daten auch auf amerikanischen Servern speichern (können).
Nachfolgend fassen wir die wichtigsten Punkte noch mal kurz und kompakt für Sie zusammen.
Ja, auch für Freiberufler gelten die GoBD und die daraus resultierenden Aufbewahrungspflichten für E-Mails.
Nein, die GoBD setzen voraus, dass E-Mails im Originalformat aufbewahrt werden, also in elektronischer Form. Ein Papierausdruck wird in der Prüfung durch das Finanzamt nicht akzeptiert.
Gemäß der Abgabenordnung müssen die als Geschäftsbriefe geltenden E-Mails sechs bzw. zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
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