Lotus Notes archivieren - Archivierung mit Boardmitteln & Software

Die datenbankbasierte Plattform gibt mit dem Archivieren primär Speicherplatz frei, was die Leistung verbessert. Die E-Mail-Archivierung ermöglicht es Anwendern, eine wichtige Mail und ihre Anhänge in eine archivierte Datenbank zu kopieren.

Die dort zu erstellende Archivdatei beseitigt auch Fehler, die mit der Größe der Mailbox zusammenhängen und kann zusätzlich als Backup der Mailbox dienen.

Schritte, um automatisch ausgewählte Dokumente archivieren zu können:

1. Notes starten
2. Menü ‘Aktionen’ wählen
3. Archivierung öffnen / klicken
4. Kriterien festlegen und aktivieren
5. Lotus Notes Ordner archivieren
6. Dauer der Aufbewahrung auswählen
7. Speicherort und Namen des Archivordners angeben
8. Aktion ‘Jetzt archivieren’ mit Ja bestätigen

Herausforderungen beim Archivieren in Notes

Leider ist die Bereitstellung an unterstützenden Tools begrenzt. So fehlt unter anderem die Möglichkeit, zu entscheiden, welche Nachricht innerhalb eines Ordners archiviert werden soll. Außerdem ist das Mailpostfach standardmäßig auf 500 MB begrenzt, was aus dem Archiv nicht nur aus rechtlichen Gründen eine Notwendigkeit macht.

Nutzer können die Archivdatei umbenennen oder verschieben. Dann taucht beim nächsten Archivierungsvorgang meist die Fehlermeldung „Datei existiert nicht“ auf. Über die Suchfunktion kann die Datei unter Umständen gefunden werden, sofern sie nicht gelöscht wurde, in jedem Fall entsteht hier allerdings (unnötiges) Supportaufkommen.

Wer archivieren möchte, wird auf folgende Herausforderungen hinsichtlich rechtlicher Anforderungen stoßen:

• Das Löschen einzelner E-Mails ist durch den jeweiligen Anwender möglich. Aus der Sicht einer revisionssicheren Archivierung darf dies aber so nicht sein.
• Die Archivierung lässt sich planen. Das bedeutet, der Anwender kann sie zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft ausführen lassen. Dies widerspricht jedoch den GoBD, bei der es u.a. darum geht, Belege, Daten und Informationen unmittelbar zu archivieren. Außerdem kann so nicht mehr gewährleistet werden, dass es sich bei der aufbewahrten Nachricht um das Original handelt, da sie zwischen dem Eingang und dem Aufbewahrungsprozess verändert werden konnte. Es kommt also zu Verzögerungen, die verhindern, dass es sich um eine revisionssichere Aufbewahrung nach GoBD handelt.

Darüber hinaus naheliegend und dennoch erwähnenswert: Das Archiv lässt sich natürlich nur in einer Lotus-Anwendung öffnen.Bei einer späteren Migration – beispielsweise zu Microsoft Exchange – muss ein spezielles Konvertierungstool verwendet werden, um die Nachrichten weiterhin im Zugriff zu haben.

Was kann die integrierte Archivierungslösung von Lotus Notes nicht leisten?

Die Wahl einer ergänzenden Lösung scheint notwendig, wenn die revisionssichere Archivierung und nicht (nur) das Einsparen von Speicherplatz im Vordergrund steht. Die wesentlichen Schwächen sind:

• Vergabe von unterschiedlichen Aufbewahrungszeiten nicht möglich: Die integrierte Lösung kann keine dynamische Aufbewahrung ermöglichen, sondern ermittelt lediglich im Rahmen der statischen Aufbewahrung einen Standardwert für das Löschdatum auf Basis der globalen Kriterien. Individuelle Compliance-Anforderungen werden dabei nicht in vollem Umfang oder gar nicht berücksichtigt. Mit professioneller Archivierungssoftware lassen sich detaillierte Regelwerke für die Aufbewahrung definierern und steuern.
• Löschung von Daten wird nicht protokolliert: Das Standard Mailpostfach in Lotus Notes ist standardmäßig auf 500 MB begrenzt. Die Archivfunktion dient also vor allem der Schaffung von freiem Speicherplatz, weshalb Anwender häufig aus ihrer Sicht unnötige Emails löschen. Dabei kann es aber zu Konflikten mit den GoBD und der DSGVO kommen. Über die Funktion Archivieren gibt es zudem die Löschfunktion, bei der Anwender eine bestimmten Zeitpunkt auswählen können, nach dem Emails gelöscht werden. Wird dort beispielsweise eingestellt, dass alle E-Mails älter als 365 Tage zu löschen sind, erfolgt die unprotokollierte Löschung der Emails. Das bedeutet, es erfolgt kein Nachweis in einem Protokoll über die Löschung, noch ist sichergestellt, dass sich in dieser Datei keine E-Mails befinden, die eigentlich nach GoBD länger aufzubewahren wären. Die zusätzliche Replizieroption bietet ebenfalls eine Löschfunktion, die vor allem von geübten Anwendern verwendet wird. Dabei werden auch mögliche Repliken (auch Backups) von den E-Mails in der Voreinstellung bereinigt. So ist auch ein Wiederherstellen unmöglich.
• Es gibt in Lotus Notes leider keinen Zugriff für Kollegen oder Vorgesetzte auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter/innen. Das Archiv verfügt also nicht über sogenannten Vertreterrechte, was bei den meisten Anbietern von Archivierungssoftware zum Standard gehört.
• Die integrierte Aufbewahrung mit Lotus Notes führt zu einer starken Abhängigkeit. Eine Migration auf einen anderen Mailserver ist nahezu unmöglich, wenn man den aktuellen Datenbestand behalten möchte. Hier muss zuerst der Archivbestand wiederhergestellt und anschließend migriert werden, bevor der eigentliche Mailserver umgezogen werden kann.

Professionelle Archivierungssoftware für Lotus Notes – Das Beste aus zwei Welten

Die oben genannten Punkten zeigen eines auf: Ist die revisionssichere Aufbewahrung das Ziel der eigenen Überlegung, reicht ein einfaches Archiv auf der lokalen Festplatte nicht aus, es bedarf einer ausgereiften Lösung für die E-Mail-Archivierung zu Lotus Notes. Hier geht es um eine wichtige Ergänzung zum bestehenden System, um eine Revisionsicherheit zu gewährleisten.

Dabei bleiben alle E-Mails in ihrer ursprünglichen Form erhalten und können nicht oder nur mit einem Mehr-Augen-Prinzip etwa gemeinsam mit einem Datenschutzbeauftragten im Unternehmen gelöscht werden. Lotus Notes liefert bereits eine Reihe praktischer Funktionen für das Management von E-Mail-Postfächern und Nachrichten, mit einer zusätzlichen, professionellen Lösung zur langfristigen Aufbewahrung der Mails wird die Groupware rund.