Outlook archivieren - E-Mails in Outlook manuell oder automatisch auslagern

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten:

1. manuell archivieren
2. Autoarchivierung

Bevor wir beide Vorgehensweisen erklären, kurz eine inhaltiche Abgrenzung und Nachteile der Archivierungsfunktionen von Outlook. Viele Nutzer wissen beispielsweise nicht, dass der Archivordner in Outlook lediglich ein Unterordner ist und das Archivieren keinen positiven Einfluss auf die Größe des Postfachs und damit auf den Speicherplatz hat. Ein weiteres Problem ist die Tatsache, dass sich die Nachrichten zwar über eine eigene PST-Datei archivieren und wieder importieren lassen, alte Elemente in dieser Zeit jedoch der Suche entzogen sind.

Auch eine Revisionssicherheit wird mit einer Outlook-Datendatei nicht erreicht, weil E-Mails jederzeit verändert werden können, ohne dass es auffällt. Damit erfüllt diese Art der Aufbewahrung nicht die gesetzlichen Anforderungen.

E-Mails archivieren – Manuelles archivieren älterer Elemente

Die Archivierung von E-Mails führt in Outlook grundsätzlich dazu, dass eine PST-Datei erstellt wird. Bei dem manuellen Vorgehen kann diese auf einem externen Datenträger wie einer zweiten Festplatte oder einem USB-Stick gespeichert werden. Auch die Sicherung auf dem unternehmenseigenen Server oder in einer Cloud ist möglich.

So erfolgt die manuelle Archivierung von Mails in Outlook:

• Befehl ‘Datei öffnen’
• Informationen auswählen
• Schaltfläche ‚Tools‘ anklicken
• Funktion ‘Alle Elemente bereinigen’ anklicken
• Auswahl der E-Mail-Ordner für die Aufbewahrung
• Speicherort wählen
• Mit OK bestätigen

Wenn Sie automatisch archivieren möchten

Die AutoArchivierung in Outlook wird einfach aktiviert oder ist bereits standardmäßig aktiviert. Bei unternehmensinternen Compliance-Richtlinien kann es zu Konflikten mit dieser Funktion kommen, hier hilft der Netzwerkadministrator weiter. Sollen nur einzelne Ordner im Postfach, wie Posteingang oder gesendete Elemente, aufbewahrt werden, kann die AutoArchivierung angepasst werden.

Dazu geht der Anwender auf den Befehl ‘Eigenschaften’ und die Registerkarte ‘AutoArchivierung’. Hier finden sich verschiedene Möglichkeiten, die Einstellungen flexibel anzupassen. Auch die Möglichkeit, die Standardablauffrist für Outlook Elemente zu ändern, findet sich an dieser Stelle.

So werden E-Mails mit Outlook regelmäßig automatisch archiviert:

• Befehl ‘Datei’ öffnen
• ‚Optionen’ auswählen
• ‘Erweiterte Optionen’ anklicken
• Auswahl ‘Einstellungen für AutoArchivierung’
• Häkchen bei ‘AutoArchivierung’ setzen
• Alle anderen aktivierten Häkchen so lassen
• Festlegen, ab wann Outlook-Elemente archiviert werden sollen
• Durch den Verzeichnispfad bis zum gewünschten Speicherort klicken
• Mit ‘OK’ bestätigen

Wie lassen sich archivierte Outlook E-Mails öffnen?

Wie bereits erwähnt, erstellt Outlook eine PST-Datei. Aus dieser lassen sich auch archivierte E-Mails wieder öffnen.

So werden archivierte E-Mails in Outlook erneut geöffnet:

1. Befehl ‘Datei’ anklicken
2. Funktion ‘Öffnen und Exportieren’ auswählen
3. Befehl ‘Öffnung der Outlook Datendatei’
4. Zum gewählten Speicherort des Archivs navigieren
5. Befehl ‘Öffnen’ anklicken

Wie lange speichert Outlook meine E-Mails?

Outlook hat die Aufbewahrungsdauer für E-Mails im Archiv standardisiert und für jeden Ordner eigene Haltefristen vorgesehen.

Probleme mit der Aufbewahrung in Outlook aus Unternehmenssicht

Unternehmen setzen sich aus unterschiedlichen Gründen mit der langfristigen Archivierung von Unternehmensdaten auseinander. Wird die interne Outlookfunktion verwendet, ergeben sich daraus einige Herausforderungen:

1. Durch eigene Compliance-Vorschriften kann es in einigen Unternehmen dazu kommen, dass Outlook die AutoArchivierung nicht anbietet.
2. Bei der manuellen Vorgehensweise wird das Feature „Archivieren“ nur angezeigt, wenn kein Exchange-Server verwendet wird. Das kann nur der Netzwerkadministrator beheben.
3. Die von Microsoft standardmäßig eingestellten Aufbewahrungsfristen entsprechen nicht den Vorgaben aus den GoBD, was die revisionssichere Aufbewahrung gefährdet.
4. Jeder Anwender verfügt über seine eigene PST-Datei, in der seine Mails archiviert sind. Doch das bedeutet, dass es keine zentrale Kontrolle durch IT-Abteilungen oder Verantwortliche gibt. In der Folge heißt das aber auch, dass die Vorschriften der GoBD und der DSGVO nicht eingehalten werden können.
5. Mails aus PST-Dateien können jederzeit gelöscht werden. Sie gelten daher als manipulierbar und nicht zentral abgelegt. Beides könnte vor Gericht dazu führen, dass sie als Beweis oder Argument nicht zugelassen werden.
6. Die Outlook-Archivierung geht nicht nach dem Eingangsdatum einer E-Mail, sondern nach dem letzten Änderungsdatum. Das führt häufig dazu, dass Mails im Postfach liegen bleiben, statt ins Archiv zu gelangen.

Risiken von PST-Dateien aus Unternehmenssicht

PST steht für Personal Storage Table und ist ein von Microsoft herausgegebenes Dateiformat für die E-Mail-Archivierung in Outlook. Es wird auch als persönlicher Ordner bezeichnet oder als Offline-Ordner benannt. Bei Outlook sind die Dateien auf dem lokalen Server gespeichert. Verwenden Unternehmen den Microsoft Exchange Server, dann sind diese im Exchange-Cache hinterlegt. Dort findet man die Bezeichnungen Offline-Speichertabelle, OST, oder Offline-Ordner. OST ermöglicht die Offline-Verfügbarkeit der Dateien, PST ist für die Archivierung zuständig.

PST-Dateien sind leicht übertragbar, wovon Anwender profitieren, denn sie lassen sich ohne tiefgehende IT-Kenntnisse problemlos zwischen Outlook-Clients verschieben. Die Mobilitätsvorteile bringen aber auch verschiedene Sicherheitsprobleme mit sich. Bei großen Datenmengen kann es leicht zu Datenverlusten kommen. PST-Dateien wurden nicht für mehrere Gigabyte an Daten konzipiert, das führt zu einer höheren Fehleranfälligkeit und dem Risiko von Beschädigungen.

Außerdem führt ein versehentliches Trennen der PST-Datei vom Outlook-Profil, beispielsweise durch einen Stromausfall oder einen PC-Absturz, zu einer abgekoppelten und damit verwaisten Datei. Diese ist nicht mal für die IT-Abteilung auf den ersten Blick auffindbar, was die Suche nach wertvollen Informationen oder den benötigten Zugriff für die revisionssichere Aufbewahrung erschwert oder sogar verhindert.

PST-Dateien sind nicht zentral gespeichert, was die Erstellung von Backups gefährdet und damit einen direkten Einfluss auf die Sicherheit der Daten hat. Bei der Wiederherstellung verlorener Daten aus Backups kommt es häufig zu defekten oder risikobehafteten Daten. Da die Dateien in der Ablage der Anwenderrechner liegen, entziehen sie sich diese der Kontrolle durch IT-Abteilungen.

Was ist für Unternehmen die bessere Lösung?

Für Unternehmen ist es ratsam, nicht auf die integrierte Outlookarchivierung zu setzen, sondern sich mit einer professionellen Lösung zu beschäftigen, die für den rechtskonformen E-Mail-Verkehr sorgt. Sie entlastet nicht nur Systeme und reduziert den Verwaltungsaufwand, sondern gewährleistet als zentrales Archiv die Einhaltung der Vorschriften zur revisionssicheren E-Mail Archivierung und verhindert Datenverlust.

Die meisten Lösungen bieten darüber hinaus dank einer Volltextsuche deutlich bessere Möglichkeiten, eine Mail auch wirklich wiederzufinden. Außerdem bietet ein zentraler Ansatz die Möglichkeit, jederzeit das gesamte E-Mail-Archiv zu durchsuchen und so auch Elemente ausgeschiedener Mitarbeiter*innen wiederzufinden.

Administratoren können selbst festlegen, wie lange eine E-Mail gespeichert werden soll. Das gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die laut Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung mindestens sechs Jahre beträgt. Außerdem hält professionelle Archivierungssoftware das Volumen im Speicher dank Funktionen wie Deduplizierung und Komprimierung dauerhaft klein, was angesichts steigender Datenmengen ein großer Vorteil ist. Die archivierten E-Mails können in einer Archivierungssoftware überdies regelbasiert gelöscht werden. Über ein Addin oder einen browserbasierten Web-Zugang kann der Anwender leicht auf seine archivierten E-Mails zugreifen.