GoBD Archivierung - So archivieren Sie GoBD-konform

Die GoBD stehen für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Diese Grundsätze liegen in Form eines Schreibens des Bundesministerium für Finanzen vor, welches die grundsätzlichen Prinzipien für Unternehmen regelt, ihre Dokumente und Aufzeichnungen für steuerliche Beweiszwecke der Finanzbehörden rechtssicher aufzubewahren.

Ergänzt werden die GoBD durch das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnung und andere Steuergesetze, die unter anderem die Aufbewahrungsfristen regeln. In seiner aktuellen Form vom 1. Januar 2020 berücksichtigt die GoBD nun auch die erweiterten Möglichkeiten im Rahmen der Digitalisierung. So ist es inzwischen auch möglich, Papierbelege abzufotografieren oder einzuscannen. Außerdem wurde die Cloud-Technologie zur Datenverarbeitung und Archivierung berücksichtigt.

Die GoBD erläutert auch ausführlich, wann Papierbelege – einmal digital archiviert – im Original vernichtet werden dürfen und wie mit dem digitalen Dokument umzugehen ist. Sie regeln unter anderem die maschinelle Auswertbarkeit und den Datenzugriff durch die Finanzbehörden, genauso wie die Verfahrensdokumentation. Anzuwenden sind die GoBD für alle Unternehmen, auch jene, die nicht bilanzieren, sondern eine Einnahme-Überschussrechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG erstellen.

Was sind die GoBD-Grundsätze?

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung umfassen insgesamt 4 Aspekte, und zwar:

1. Die vollständige Verfahrensdokumentation
2. Die GoBD-konforme Arbeitsweise
3. Den Einsatz von Software gemäß GoBD
4. Die revisionssichere Archivierung

Im Zentrum der GoBD-konformen Arbeitsweise stehen zusätzlich

• die Datensicherung und
• die Datenunveränderbarkeit.

Die Datensicherheit gewährleistet den Schutz der Daten vor Verlust und unberechtigten Zugriffen.

Bei der Datenunveränderbarkeit darf kein Verändern, Überschreiben oder Ersetzen von Daten ohne eine entsprechende Kennzeichnung stattfinden. Dabei gelten die gleichen Grundsätze für die analoge sowie digitale Archivierung.

Was bedeutete GoBD-konform?

GoBD-konform bedeutet das ordnungsgemäße Handeln eines Unternehmens hinsichtlich der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen, die sich aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ergeben. Im Konkreten bedeutet das:

1. Die Aufbewahrung der im Unternehmen entstandenen oder eingegangenen, aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten und Unterlagen, sowohl physisch wie elektronisch, in genau derselben Form, wie sie empfangen wurden.
2. Die Aufbewahrung gemäß gültiger Fristen.
3. Die Umwandlung in ein anderes Format ist nur dann zulässig, sofern die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt und inhaltliche Veränderungen ausgeschlossen werden.
4. Die Unveränderbarkeit ist für die gesamte Dauer der Aufbewahrung zu gewährleisten.
5. Die Unterlagen müssen über die Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahrt werden, wenn sie für die Steuerfestsetzung von Bedeutung sind.
6. Bei der elektronischen Archivierung erhält jedes Dokument einen eindeutigen und nachvollziehbaren Index.
7. Jegliche nachträgliche Bearbeitung der elektronischen Dokumente durch die Indexierung oder in Form von Buchungsvermerken ist nachzuweisen und die Lesbarkeit des Dokumentes wird dadurch nicht beeinflusst.

Wer muss eine Verfahrensdokumentation haben?

Jedes Unternehmen und jeder Freiberufler muss gemäß der geltenden GoBD eine Verfahrensdokumentation nachweisen. Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation besteht gemäß der §§ 5, 4 Abs. 1 EStG demnach für jeden Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften und muss der Finanzbehörde bei Prüfung oder Rückfragen schriftlich vorgelegt werden können. Es existieren derzeit keine Ausnahmen für spezielle Branchen oder Unternehmensgrößen.

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD dient dem Nachweis der Prozesse und Abläufe im Rahmen der revisionssicheren Archivierung und beschreibt die Arbeitsschritte bei der Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung der digital oder analog archivierten Dokumente, Daten und Belege.

Der Inhalt der Verfahrensdokumentation ist durch die GoBD vorgegeben und umfasst derzeit:

1. Allgemeine Beschreibung der Prozesse im Unternehmen für die Archivierung
2. Dokumentation für Anwender mit allen Prozessen aus fachlicher Sicht
3. Dokumentation der technischen Systeme mit Datensicherheitskonzept und Beschreibung der Hard- und Softwarekomponenten, die verwendet werden. Außerdem das Freigabeverfahren für neue oder geänderte Software sowie Auflistung der Software mit Versionsnachweis.
4. Dokumente für den Betrieb des Archivs im Überblick einschließlich Mitarbeiterqualifikation und Prozessbeschreibungen für Ersetzendes Scannen, der Datenübermittlung sowie dem Löschkonzept
5. Nachweise und Abläufe für interne Kontrollen, das Interne Kontrollsystem IKS, mit Revisionsangaben und Zuordnung der Verantwortlichen sowie Zugangsberechtigungen

Was droht bei Verstößen gegen die GoBD?

Bei Verstößen gegen die Aufbewahrungs- und Buchführungspflichten gemäß der GoBD besteht das Risiko für Unternehmen, dass ihre Buchführung von den zuständigen Finanzbehörden nicht anerkannt werden.

Bei Nichteinhaltung oder nachweisbaren Fehlern sowie grober Unregelmäßigkeiten in der Buchführung kann das Finanzamt das Unternehmen zur Besteuerung schätzen. Für die Schätzung können schon fehlende Protokolldateien sowie fehlende oder unvollständige Dokumentationen ausreichen.

Im Fall der Schätzung wird das Finanzamt sich auf die Suche nach formellen Fehlern begeben, damit die Steuern durch Betriebsprüfer geschätzt und so schneller berechnet werden können.

Der Z3-Datenzugriff im Rahmen der GoBD beschreibt die Datenträgerüberlassung an die Betriebsprüfer ohne vorherige Absprache der involvierten Partner. Aus allen archivierten Dokumenten muss eine strukturierte Datei entstehen, ein maschinenlesbares Dokument in einer PDF-Datei. Der Z3-Datenzugriff gilt neben dem Unmittelbaren Zugriff Z1 und dem Mittelbaren Zugriff Z2 als eine der drei Möglichkeiten zur Datenüberlassung im Rahmen der GoBD.

Ist der Z3-Datenzugriff nicht möglich, können dem Steuerpflichtigen Strafen in Form von Verzögerungsgeld auferlegt werden. Auch die weitere Auseinandersetzung mit dem Betriebsprüfer kann als „Strafe“ angesehen werden. Empfehlenswert ist die regelmäßige Simulation einer digitalen Betriebsprüfung mit Einschluss der Datenintegrität, der Vollständigkeit, der Plausibilität sowie der Prüfung auf Fehler und Auffälligkeiten.

Herausforderungen der GoBD

Mit den GoBD hat die Finanzverwaltung hierzulande wichtige Grundsätze festgelegt, stellt Unternehmen aber auch gleichzeitig vor Herausforderungen bei der Umsetzung. Neben der Verfahrensdokumentation müssen Kontrollen der Buchführung implementiert werden, die die Unveränderbarkeit gewährleisten. Der gesamte Buchführungsprozess ist zu überwachen und zu dokumentieren.

Zu einer weiteren Herausforderung im Rahmen der GoBD gehört der Datenzugriff durch die Finanzbehörden zur Durchführung der digitalen Betriebsführung. Im Falle einer Betriebsprüfung müssen die Daten auf einem Datenträger so zur Verfügung gestellt werden können, dass die Betriebsprüfung diese IT-gestützt auswerten kann. Der Zugriff gilt auch auf bereits archivierte Dokumente und Daten.

Medienbrüche sind nicht zulässig, das bedeutet, der Unternehmer muss in diesem Fall die digitalen Dokumente zusätzlich im Originalformat aufbewahren. Ein Beispiel dafür wäre der Empfang einer digitalen Eingangsrechnung und das anschließende Ausdrucken dieser in Papierform zur weiteren Bearbeitung und Prüfung.

Diese Vorgehensweise ist umständlich und macht das Aufbewahren sowohl der digitalen Originaldatei als auch des Beleges in Papierform notwendig. Hier empfiehlt sich allerdings die Optimierung der Prozesse, sodass es nur noch eine digitale Aufbewahrung gibt.

Haben Unternehmen kein zentrales Postfach für Rechnungseingänge, dann kommen diese in verschiedenen Postfächern an und ihre Archivierung muss so vorgenommen werden, dass kein Anwender Änderungen vornehmen kann.

Bei der Änderung von Stamm- und Bewegungsdaten muss das IT-System zur Archivierung sicherstellen, dass die ursprüngliche Form reproduzierbar und die Historisierung von Stammdaten dokumentiert ist. Beim Nachdruck einer alten Rechnung wird andernfalls die neue Gesellschaftsform oder Bankverbindung angegeben, was gegen die revisionssichere Archivierung spricht.

GoBD Checkliste

Die GoBD stellen einen deutlichen Zugewinn an Rechtssicherheit und Klarheit für die Unternehmenspraxis dar und bieten erhebliche Vereinfachungen sowie Möglichkeiten zur Prozessoptimierung.

Mit aktualisierter Version der Verwaltungsanordnung des Bundesfinanzministeriums ist die Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form zulässig, wenn sie den Vorgaben der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen.

Allgemeine Anforderungen für den Einsatz IT-gestützter Systeme:

1. Nachvollziehbarkeit
2. Nachprüfbarkeit
3. Vollständigkeit
4. Richtigkeit
5. Zeitgerechte Belegsicherung
6. Ordnung
7. Unveränderbarkeit

Diese Grundsätze beziehen sich primär auf Kernsysteme wie ERP-Systeme, Lohnbuchhaltung oder Dokumentenmanagementsysteme (DMS).

Zu 1)

Nachvollziehbarkeit bedarf Protokollfunktionen, die den ordnungsgemäßen Betrieb des (z.B.) DMS nachweisen. Die Systemprotokolle müssen sich in der Verfahrensdokumentation wiederfinden und im Detail nachvollzogen werden können. Die folgenden Protokolle müssen vorliegen:

• bei jeder Erfassung von Daten und Dokumentenarchivierung,
• bei jeder Änderung mit Datum, Uhrzeit und Version,
• bei jeder Änderung an Systemeinstellungen.

Zu 2)

Für die Nachprüfbarkeit sind folgende Anforderungen an (z.B.) ein DMS notwendig:

• Jede Buchung oder Aufzeichnung ist durch einen Beleg nachprüfbar.
• Die verlustfreie Konvertierung in ein unternehmensinternes Format muss dokumentiert sein.
• Geschäftsvorfälle sind von der Entstehung bis zur Abwicklung lückenlos nachprüfbar.
• Die Verfahrensdokumentation unterstützt die Nachprüfbarkeit.
• Verlust- und fälschungssichere Aufbewahrung der Protokolle

Zu 3)

Lückenlos bedeutet vollständig, und das gilt für alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente. Beide Aspekte spielen bei vorhandenen Schnittstellen eine zentrale Rolle, denn neben der Vollständigkeit angelieferter Dokumente müssen diese vollständig sein, das schließt unter anderem E-Mails mit den dazugehörigen Anhängen ein. Weitere

Vorgaben zur Vollständigkeit sind:

• Sind Buchungsbelege nicht mehr bildlich darstellbar oder abrufbar, dann gilt die Buchhaltung als nicht vollständig.
• Versionsstände müssen einer Historisierung unterliegen.
• Übergreifendes Konzept zur Einzelaufzeichnungspflicht ist zu implementieren.
• Logisch zusammengehörige Dateien sind komplett zu erfassen.
• Verhinderung der Doppelerfassung durch automatische Funktionen.
• Systemseitige Summenprüfung durch Abgleich der Protokolle
• Keine Löschmöglichkeiten vor Ende der Aufbewahrungsfristen
• Grundsätzliche Beschränkung der Formate für die Langzeitarchivierung

Zu 4)

Um dem Grundsatz der Richtigkeit zu entsprechen, dürfen keine Belege verloren gehen oder verfälscht werden. Die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung der zu archivierenden Dokumente und Daten ist sicherzustellen.

Überdies gelten diese Vorgaben:

• Korrekte Erfassung von Dokumenten und Indexdaten
• Regelprozess zur Beanstandung von fehlerhaften oder unleserlich erfassten Dokumenten
• Implementierung eines IKS

Zu 5)

Der Gesetzgeber hat den Begriff der zeitgerechten Belegsicherung nicht näher definiert. Um aber auf der sicheren Seite zu sein und alle Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung und damit einer revisionssicheren Archivierung einzuhalten, sind nach allgemeiner Meinung diese Aspekte zu berücksichtigen:

• Zeitnahe Überführung von Daten und Dokumenten, manuell oder automatisch
• Verwendung eines Datumsfeldes mit Archivierungszeitpunkt
• Vergabe einer fortlaufenden Nummerierung ein- und ausgehender Belege

Zu 6)

Die GoBD sieht einige Ordnungsmäßigkeitskriterien während der gesamten Aufbewahrungsfristen vor, dazu gehört beispielsweise eine ausreichende Indexstruktur, mit der Dokumenten identifizierbar, recherchierbar und klassifizierbar sind.

Außerdem gehören zum Grundsatz der Ordnung diese Punkte:

• Eindeutige Zuordnung zum Geschäftsvorfall während der gesamten Aufbewahrungsfrist
• Plausibilitätsprüfungen bei Eingabe oder Übernahme von Daten
• Nachvollziehbare Navigation von der Buchung bis zum Beleg
• Eindeutige Definition, wann ein Objekt im DMS als archiviert gilt
• Nachvollziehbare Löschvorgänge nicht mehr relevanter Daten und Dokumente

Zu 7)

Der Grundsatz der Unveränderbarkeit gilt sowohl für Hardware als auch für Software und beinhaltet die automatische Protokollierung, Historisierung und Versionierung. In der Regel ist die bloße Ablage im Dateisystem ohne zusätzliche Maßnahmen nicht ausreichend, um die Anforderungen der Unveränderbarkeit zu gewährleisten.

Weitere Aspekte sind:

• Protokollierung von Änderungsaktionen an Dateien, Dokumenten und Systemeinstellungen
• Unveränderbarkeit bei Verknüpfung zu externen Systemen sicherstellen
• Organisatorische Regelungen wie regelmäßige Audits oder Zugangskontrollen
• Elektronische Signaturen dürfen nicht gebrochen werden
• Einhaltung der DSGVO bei personenbezogenen Daten und Dokumenten

Vorteile der digitalen Archivierung nach GoBD

Dokumente sind der Treibstoff und die Grundlage eines Unternehmens, um effektiv arbeiten zu können. Dafür müssen Daten für diejenigen, die sie benötigen, leicht zugänglich sein. Die Dokumentenarchivierung gilt sowohl für physische als auch digitale Dokumente. Bei der digitalen Aufbewahrung nach GoBD profitieren Unternehmen von einer Reihe wichtiger Vorteile.

Vorteil #1: Sind alle relevanten Dokumente revisionssicher archiviert, können sie nachträglich nicht mehr verändert werden, genauer gesagt müssen Veränderungen ersichtlich und die Prozesse dafür in der Verfahrensdokumentation aufgeführt sein. Der Vorteil liegt dabei auf der Wahrung des Rechts zum Vorsteuerabzug, das nur besteht, wenn elektronische Rechnungen stets unveränderbar aufbewahrt werden.

Vorteil #2: Die Revisionssicherheit bedeutet ebenfalls, dass Unternehmen in der Lage sind, bei internen und externen Prüfungen alle benötigten Dokumenten zur Verfügung stellen zu können. Das vermeidet steuerliche und rechtliche Nachteile.

Vorteil #3: Sind Informationen im richtigen betriebswirtschaftlichen Kontext elektronisch archiviert, finden Mitarbeiter die benötigten Dokumente leichter, was auch die internen Arbeitsabläufe beschleunigt. Das zentrale digitale Archiv dient auch als Zentrale für das gesamte Know-how eines Unternehmens sowie als erste Anlaufstelle für wichtige Informationen und Daten.

Vorteil #4: Revisionssicher bedeutet, dass Dokumente in allen Phasen ihres Lebenszyklus gemäß den Vorgaben der GoBD aufbewahrt und archiviert werden. Ist alles protokolliert, von dem Zeitpunkt und der Art der Erstellung des Dokumentes bis zu den Änderungen und der abschließenden Archivierung, dann minimieren Unternehmen ihre Haftungsrisiken.

Digitale Archivierung mit Software – was sind die Vorteile?

Inzwischen gibt es leistungsfähige Systeme, die sicherstellen, dass gesetzeskonform archiviert wird. Die Software bietet die schnelle und unkomplizierte Bereitstellung von archivierten Dokumenten und ermöglicht elektronische Signaturen. Durch die sichere und systematische Aufbewahrung werden Ressourcen frei, die die Mitarbeiter für andere Aufgaben verwenden können.

Archivierungssoftware bietet darüber hinaus hohe Flexibilität und unterstützt das digitale Arbeiten von überall. Als moderne und zukunftsgerichtete Technologie benötigt sie keine Räumlichkeiten für ein physisches Aktenlager und spart Druck- sowie Portokosten für den postalischen Versand ein. Diese und weitere Aspekte führen zu einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit und erleichtern die Zusammenarbeit aller Partner.

Die eingesetzte Software wird meist auch als Dokumentenmanagement-System (DMS) bezeichnet. Sie ist weitaus mehr als nur eine Ablage und unterstützt Unternehmen maßgeblich bei der ganzheitlichen Digitalisierung.

Die Vorteile der Archivierungssoftware im Überblick:

• Revisionssichere Archivierung
• Einhaltung Datenschutz
• Standardisierung der Prozesse
• Fehlerminimierung
• Flexibilität
• Ressourcenschonung
• Prozessübergreifende Transparenz

GoBD-Software – worauf achten?

Das Archivieren, Verwalten, Suchen und Bereitstellen von Dokumenten, E-Mails und Daten gelingt mit Software effizient, transparent und sicher. Moderne Technik unterstützt dabei die Funktionen und Speichersysteme.

Am Markt gibt es von kostenlosen Tools bis komplexer Archivierungssoftware ein breites Angebot. Doch nicht jede Lösung hält, was sie verspricht. Die Folgen sind insbesondere für Unternehmen kaum abzusehen, wenn die Aufbewahrung nicht rechtssicher und revisionssicher erfolgt.

GoBD-Software übernimmt die komplette digitale Archivierung. Sie fängt bereits in der digitalen Buchhaltung an, denn hier entsteht die Mehrzahl der sensiblen relevanten Dokumente. Die Buchführung in elektronischer Form basiert auf den GoBD, die für jedes Unternehmen gelten. Der Einsatz von Office-Lösungen wie Word oder Excel ist bei abrechnungsrelevanten Vorgängen als kritisch einzustufen, da diese Lösungen weder über Zugriffskontrollen noch die geforderte Unveränderbarkeit verfügen.

Einige Software-Anbieter werben mit einem GoBD-Zertifikat, was keine offizielle Angabe ist. Diese Zertifikate werden in der Regel von Wirtschaftsprüfern und Beratungsunternehmen vergeben. Bei einer Betriebsprüfung ist ein solches Zertifikat ohne Relevanz. Die Verwendung einer Archivierungssoftware allein sorgt noch nicht für eine revisionssichere Archivierung, vielmehr gilt es, den Gesamtprozess inklusive eingesetzter Software zu zertifizieren.

Bei der Auswahl der GoBD-Software sollte auf diese Kriterien geachtet werden

• Löschschutz für die Dauer der Aufbewahrungsfristen
• Möglichkeiten zur Zugangs- und Zugriffskontrollen
• Unveränderbarkeit der Daten
• Protokollierungen von Änderungen durch eine Versionshistorie
• Zuordnung von Unterlagen zum Geschäftsvorfall
• Workflow für Eingangsrechnungen
• Belegimport und Ersetzendes Scannen
• Integration für Office und Schnittstellen
• Volltextsuche
• Empfehlenswert: Hosting in Deutschland wegen Datenschutz-Regeln

E-Mails revisionssicher und GoBD-konform aufbewahren

Auch in E-Mails sind relevante Informationen und Daten zu Geschäftsprozesse enthalten, weshalb sie als Handels- oder Geschäftsbrief eingestuft werden. Aus diesem müssen auch sie revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden.

1. Unternehmen müssen jede relevante E-Mail archivieren, sie fallen damit auch unter die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
2. Die E-Mails, die nicht unter die gesetzliche Pflicht der Aufbewahrung fallen, dürfen von Unternehmen dennoch gespeichert werden.
3. Es reicht nicht aus, E-Mails auszudrucken und das Papierdokument aufzubewahren. Die GoBD sagen klar, dass das digitale Original ein steuerrechtlicher Beleg ist.
4. Eine Ausnahme ist es, wenn die E-Mail selber keine relevanten Informationen beinhaltet, sondern lediglich das Trägermedium ist
5. Die gesamte E-Mail-Korrespondenz ist vor nicht nachvollziehbaren und unberechtigten Veränderungen des Inhalts zu schützen.
6. DMS oder reine E-Mail-Archivierungssoftware schaffen nicht automatisch auf Knopfdruck die Revisionssicherheit. Sie legen aber die Grundlage dafür.